Como lidar com a Fiscalização Microsoft?

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Como lidar com a Fiscalização Microsoft?
14 Nov

Como lidar com a Fiscalização Microsoft?

Por Marketing em 14 de Novembro de 2018

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No último ano a fiscalização Microsoft cresceu exponencialmente no Brasil. Junto a ABES e a BSA, criaram um site (www.denunciepirataria.org.br), onde qualquer pessoa poderia fazer uma denuncia anônima, denuncia esta que seria tratada por esse departamento de compliance. O resultado foi que centenas de empresas foram contatadas em todo o Brasil e tiveram que se virar do dia para noite, e aprender como fazer inventário, achar notas fiscais muito antigas e se virar para achar capital para pagar as compras do que não conseguiram provar a legalidade.

 

O que esperar para 2019 ?

Como a campanha foi um sucesso é óbvio que o investimento aumentou. A Microsoft está fazendo um trabalho de Data Mining em sua base de clientes para encontrar indícios de não conformidades com a sua política de licenciamento. Coisas como: comprar o Windows Server mas não comprar as CALs, pode gerar um alerta e encaminhar a sua empresa para o time de compliance.

Diante de tudo isso que falei, é praticamente impossível que a sua empresa não seja contatada em algum momento durante o ano de 2016. Sua empresa está preparada para essa auditoria?

 

Como é feito o contato do time de compliance

Geralmente o primeiro contato do time de fiscalização é feito via telefone. A pessoa se apresenta como do time de Compliance da Microsoft e informa que receberam uma denuncia de que a sua empresa usa software irregular.

Na maioria dos casos a pessoa solicita que você preencha uma planilha chama IM (Inventário Microsoft). Nesta planilha, você deverá informar a quantidade de cada licença de software Microsoft que sua empresa tem instalado. Pode ser solicitado que a sua empresa instale um software de inventário para identificar os softwares Microsoft instalado.

Depois desse levantamento inicial, a Microsoft envia um email com um relatório das não-conformidades encontradas e com as ações que você deve tomar. Geralmente a ação se baseia em comprar o software indicado, dentro de um prazo máximo estabelecido pela Microsoft. Caso a empresa não siga as recomendações dadas pelo time de tele compliance, o caso é encaminhado para o jurídico da Microsoft que entra com um processo judicial.

A empresa tem um prazo de 5 dias para preencher a planilha e enviar as notas fiscais dos produtos Microsoft. 

Geralmente o time de Compliance entra em contato para dar orientação referentes ao prazo de licenciamentose a empresa não cumprir as orientações ou não enviar a planilha no tempo determinado o caso e encaminhado para o departamento jurídico da Microsoft que pode entrar com processo judicial contra a empresa.

 

Como proteger a empresa da fiscalização Microsoft?

Muitas empresas acabam caindo na “malha fina” da fiscalização da Microsoft, por pura falta de conhecimento das políticas de licenciamento. Poucas usam software pirata apenas por má fé.

O primeiro ponto para proteger a sua empresa de uma fiscalização da Microsoft é o inventário. Existem uma infinidade de softwares que podem fazer esse serviço para você. Um que é muito bom e, é de graça, é o Spiceworks.

Com inventário em mãos, você tem que levantar todas as provas de licenciamento que puder. As provas que você comprou o software de forma regular vai depender do tipo de compra. No geral tem que ser as notas fiscais de compra ou os contratos de licenciamento. Coloque todas as provas de licenciamento em uma planilha e cruze com as informações do inventário. Desta maneira você conseguirá encontrar o gap que existe entre o que foi comprado e o que está em uso.

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