Você já parou para pensar se o seu modelo de gestão do licenciamento Microsoft está sendo aproveitado ao máximo na empresa? Como fazer para garantir mais produtividade gastando menos com essas licenças? Reduzir custos desse tipo não parecem tão simples, na maioria das vezes, mas basta colocar as características de um bom gestor em prática para encontrar a melhor solução. Quer descobrir como? Então, veja os 6 passos que preparamos para você!

 

1. Fazer um bom planejamento da sua estrutura

O primeiro passo para qualquer tipo de gestão tecnológica e de infraestrutura começa sempre antes de sua implementação. Ela tem início no planejamento, que determina as melhores soluções. Uma previsão de custos e alternativas flexíveis para adequar o que a empresa precisa ao que ela tem disponível para investimento. No caso do licenciamento Microsoft, esse plano começa a ser traçado por um levantamento do seu inventário. Quais aquisições serão necessárias?  Quais serviços são indispensáveis ou softwares que precisam estar disponíveis para um número maior de usuários? Esse é o tipo de questionamento que guiará a sua redução de custos com licenças.

O exemplo mais fácil de entender nesse caso é das licenças do Windows. Comprar a versão OEM (Original Equipment Manufacturer) que vem junto com uma máquina nova sai muito mais barato. Sabendo dessa diferença, o gerente de TI pode se antecipar às necessidades da empresa e planejar a renovação do sistema junto com uma atualização de hardware.

 

2. Prestar atenção na gestão de ativos

Mas não são apenas as licenças vinculadas que podem gerar economia para a infraestrutura da empresa. A verdade, inclusive, é que um movimento contrário está acontecendo em negócios do mundo todo para reduzir custos com licenciamento. A própria Microsoft reconheceu essa demanda e hoje oferece diversos planos de assinatura e Software Assurance que libertam o software ou sistema da máquina ao qual estariam atrelados e passam a lidar com essa licença como um ativo.

O Office 365 é o exemplo mais popular nesse sentido dentro da empresa. O preço total é diluído em uma assinatura e não há amarras no modelo — a empresa desliga o contrato ou muda para novos planos sempre que necessário. E é nessa facilidade que o gerente de TI pode se perder. Tanto que, para adquirir as licenças mais úteis e econômicas, é preciso gerir esses ativos de forma inteligente. Isso significa monitorar a subutilização ou gargalos, o comportamento dos usuários dentro do sistema e o ROI que cada licença traz para o negócio.

 

3. Treinar e monitorar os usuários

A colaboração de todos os funcionários é muito importante para garantir uma redução de custos dentro da empresa. É preciso investir em comunicação interna e treinamento para entender como é o uso das licenças adquiridas e se em algum ponto da operação seu investimento está sendo desperdiçado.

Pessoas também são ativos para a TI, assim como sistemas. Monitorar cada credencial de acesso ajuda também na gestão de suas licenças, criando um inventário mais prático e facilitando a fiscalização da própria Microsoft.

Ou seja, o treinamento e o monitoramento dos usuários é uma forma de garantir compliance e ainda identificar oportunidades de economia na cadeia produtiva. Lembre-se sempre que um bom gerente de TI não precisa apenas criar um sistema seguro e eficiente, mas também preparar os usuários para lidarem com ele da melhor forma possível.

 

4. Evitar o Shadow IT

Parte dessa displicência com os usuários levam ao risco grande de que a Shadow IT comprometa seu investimento e até ponha em risco a legalidade do seu licenciamento Microsoft. A TI invisível ocorre quando um funcionário da empresa utiliza softwares não verificados, autorizados ou monitorados. Na maioria das vezes, é resultado de uma política fraca de segurança que permite ao usuário instalar qualquer software.

O dano mais comum nesse caso é a aquisição de licenças desnecessárias sem o conhecimento da TI. Ou deixar na mão de pessoas despreparadas a aquisição de licenças incorretas, que precisam ser compradas novamente no futuro para obter versões atualizadas. Quando se faz um planejamento a longo prazo, é possível negociar a redução de até 25% gasto com licenças de software.

Mas ainda mais danoso para o negócio é a utilização de softwares piratas. Quando não há um bom monitoramento desses programas, a empresa corre o risco de ser pega desprevenida por uma fiscalização da própria Microsoft e ter que pagar multas (ou até responder judicialmente) por uso indevido das licenças.

 

5. Investir na nuvem – Licenciamento Microsoft

A pirataria geralmente é uma soma de alguns fatores: a busca por soluções mais caras do que a empresa pode arcar no momento, um monitoramento pobre do sistema e de como seus usuários o utilizam, além de pouco planejamento na hora de montar a sua infraestrutura. Se esse comportamento já foi de qualquer forma justificável no passado, soluções na nuvem como Azure e Office 365 são inaceitáveis. Além de facilitar a gestão de ativos, o modelo de cloud computing é flexível na oferta e nos custos para se adequar ao que sua empresa precisa.

A capacidade de contabilizar sua estrutura permite ao gerente de TI contratar o melhor pacote de SaaS, armazenamento ou virtualização. Além disso,  economizar com equipamentos físicos e liberar a equipe de tarefas pouco estratégicas como manutenção e suporte. No caso do Azure e do Office 365, o suporte é por conta da própria Microsoft.  Uma forma de aumentar a disponibilidade e a agilidade nos chamados e, por consequência, tornar a empresa mais produtiva.

 

6. Contar com a ajuda de uma empresa especializada

Todos esses passos para reduzir custos com licenças pode ser potencializado se você contar com ajuda especializada. Um exemplo de como uma parceira tecnológica pode te orientar é na indicação do melhor tipo para cada uso. Não é raro ver empresas punidas pela Microsoft por usarem uma licença Home Office ou Student. Empresas especializadas desempenham este papel: analisar e organizar seu inventário atual, entender suas necessidades de recursos e licenças. A partir daí, sugerir o melhor destino para o seu investimento, maximizando a economia e o aumento da produtividade.

Portanto, é hora de você otimizar o licenciamento Microsoft para conseguir mais pagando menos. Um bom planejamento e uma boa gestão são a fórmula infalível para um sistema eficiente, confiável e de acordo com todas suas regras de compliance. Se é isso que você precisa neste momento, que tal entrar em contato com a E1IT para uma avaliação? Nós podemos encontrar o melhor caminho para você lidar com o licenciamento Microsoft na sua empresa!

 

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