Todos os dias centenas de empresas estão caindo na malha fina do time de auditoria da Microsoft (fiscalização Microsoft).

Todo ano que se inicia, a Microsoft tem refinado seus processos de auditoria de software para que possa alcançar empresas em todo o Brasil. Se a sua empresa ainda não passou por um processo como esse, se prepare pois passará em breve.

 

Recebi uma ligação da Microsoft, o que faço?

Bom, receber uma ligação da Microsoft não é o fim do mundo.

Sabemos que existem punições previstas em lei para quem usa software irregular, mas esse primeiro “contato” que a Microsoft faz com as empresas não vai te trazer problemasse você seguir as dicas abaixo.

O que precisa entender é que os processos de auditoria da Microsoft são comerciais, ou seja, o foco é que você compre o software.

Só haverá multa e processo judicial se você não seguir o processo corretamente. Vamos para as dicas:

 

Não minta em um processo de compliance da Microsoft

Já cuidados de muitos processos de auditoria junto com vários clientes e vi empresas sendo prejudicadas por esconder algo durante o processo. 

Lembre sempre que o foco final da Microsoft é que você se regularize. Então, esta é uma excelente oportunidade para que você resolva seus problemas.

Siga tudo que for solicitado pelo time de compliance. Preencha os documentos ou rode o inventário de softwareque eles pedirem e não esconda nada.

Ser sincero durante o processo irá demonstrar para o operador que está tratando do caso, que você tem boa fé e o deixará mais flexível a negociar concessões.

 

Cuidado com os prazos

Cumpra os prazos acordados para a entrega dos documentos que a Microsoft pedir. Se achar que não vai conseguir juntar o material solicitado no prazo acordado, envie um e-mail para o contato que está cuidado do processo de auditoria na Microsoft.

Sempre deixe claro o prazo que precisa para cumprir o que for solicitado pelo time de compliance.

 

Esteja sempre disponível

A pior coisa do mundo é quando você precisa muito falar com uma pessoa e ela nunca está disponível.

Agora pense na imagem que você passa para a Microsoft quando ela nunca consegue falar com você.

Estar disponível demonstrar que você quer resolver a situação e funciona do mesmo jeito que a primeira dica. Torna a negociação mais fácil.

 

Deixe claro os seus limites

Um processo de auditoria da Microsoft geralmente é divido em 4 etapas, são elas:

1. Levantamento do inventário de software;
2. Envio das provas de licenciamento;
3. Análise do GAP de licenciamento por parte da Microsoft;
4. Prazo para compra das licenças faltantes;

Geralmente, a partir da segunda etapa, você já tem uma noção se a empresa tem algo irregular e se vai precisar comprar software para se regularizar.

Dependendo de como funciona o seu processo de compra, já comece o planejamento e avalie quanto tempo precisa para provisionar a verba e fechar a compra.

Já acione o seu revendedor autorizado Microsoft de sua preferência (Dica: Não esqueça da Infobusiness, rs) e peça para ele ver uma condição diferenciada para você.

Assim, quando a Microsoft enviar o relatório final da auditoria, você já vai ter seu processo de compra pronto, só precisando colocar o pedido em seu revendedor.

Se durante o processo de levantamento você identificar que o investimento necessário para se regularizar é maior do que o orçamento que a empresa dispõe, seja sincero com o responsável pela auditoria e negocie a possibilidade de parcelamento da compra.

Proponha comprar as licenças por etapas durante o ano. Obviamente não será uma negociação fácil, mas nos clientes que acompanhei todos obtiveram sucesso.

Envolva seu revendedor Microsoft desde o início

O licenciamento Microsoft é relativamente complexo. Por isso, sempre recomendo as empresas que já procurem um parceiro Microsoft com bom conhecimento em licenciamento para ajudá-lo a encontrar o melhor modelo de licenciamento.

Também é recomendável que você envolva seu parceiro de Licenciamento Microsoft no processo e informe a Microsoft qual revendedor você prefere comprar as licenças caso haja necessidade de compra.

 

Os motivos para isso são:

• Um parceiro com conhecimentos profundos de licenciamento Microsoft saberá te indicar as formas mais baratas de se regularizar;
• O parceiro poderá também intervir junto com o time da Microsoft, conseguindo condições mais flexíveis e prazos maiores para que possa atender a demanda solicitada pelo time de auditoria;
• A Microsoft costuma ser mais flexível quando há um parceiro apoiando o cliente.

 

 

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